150 Thủ Thuật Excel Cho Dân Văn Phòng Bí Kíp Vàng Để Giải Quyết Công Việc Nhanh Chóng

Excel một công cụ tuyệt vời dành cho dân văn phòng và nó càng trở nên hữu ích hơn khi bạn biết được hết các tính năng của nó. Các thủ thuật này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được các thủ thuật trong Excel, tó là lý do chuyển văn phòng trọn gói Kiến Vàng tổng hợp tới các bạn 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng. 

Tác dụng của 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng

Excel đối văn dân văn phòng là một công cụ vô cùng quan trọng và hữu ích. Công cụ này giúp cho dân văn phòng thực hiện các thuật toán dễ dàng hơn. Nếu như World là công cụ soạn thảo văn bản tuyệt vời, thì excel giúp công việc tính toán, thống kê của bạn trở nên nhanh chóng. Đặc biệt là khi bạn nắm bắt được 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng.

• Các thủ thuật excel sẽ giúp cho công việc của các nhân viên trở nên nhanh chóng hơn. Vì thế đáp ứng tốt những yêu cầu của công việc về mặt thời gian. 
• Các thủ thuật excel đảm bảo được sự chính xác cao trong việc tính toán và thống kê.
• Giúp cho các cấp quản lý dễ dàng phát hiện ra sai sót của nhân viên dưới mình.

Các thủ thuật Excel thông dụng

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng được chia thành 2 phần gồm những thủ thuật thông dụng và những thủ thuật nâng cao. Những thủ thuật thông dụng, đó các các thủ thuật thường được dân văn phòng sử dụng nhiều nhất.

Thủ thuật tạo một phím nhanh ở phần Quick Access

Quick Access Toolbar là một thanh công cụ trong Excel dùng để thêm thao tác, giúp việc truy cập các chức năng của excel nhanh chóng, dễ dàng hơn. Để tạo được một phím nhanh ở phần này, bạn hãy hướng mũi tên xuống thanh Toolbar và thực thiện các thao tác theo hướng dẫn:

• Để thêm chức năng hãy chọn “More Commands”.
• Để mở ra một file mới chọn “New”.
• Để mở ra một file đã có sẵn chọn “Open”.
• Để in nhanh chọn “Quick Print”.
• Để hiển thị trước khi in hãy chọn “Print Preview”.

Khi lựa chọn “More Commands..” sẽ xuất hiện hộp thoại “Excel Options”. Lúc này bạn có thể lựa chọn các tính năng mở rộng để tiết kiệm được thời gian thực hiện các thao tác dài dòng khi không muốn. Để chọn lệnh bạn nhấn vào “Add or Remove” rồi nhấn “OK”.

Hướng dẫn thêm một đường chéo trong 1 ô

Muốn tạo một đường chéo trong 1 ô excel bạn hãy làm theo các bước sau:

• Đầu tiên hãy chọn một ô cần tạo đường chéo, nhấn chuột phải vào ô đó.
• Tiếp theo hãy chọn “Format Cell”.
• Tiếp đến nhấn vào tab “Border”.
• Cuối cùng chọn và biểu tượng ô có đường chéo

Thủ thuật thêm và bớt dòng cột chỉ bằng bàn phím

Thêm và bớt dòng cột chỉ bằng bàn phím là một thủ thuật được sử dụng rất phổ biến trong 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng. Cụ thể hãy thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Bạn hãy chọn 1 hoặc nhiều dòng/ cột cần thêm / bớt.

• Nếu muốn thêm dòng thì đưa trỏ chuột đến bất kỳ vị trí nào của dòng rồi nhấn tổ hợp “Phím Shift + phím cách”.
• Nếu muốn thêm cột bạn đưa trỏ chuột vào một vị trí thuộc cột đó và nhấn tổ hợp phím “Ctrl + phím cách”.

• Bước 2: Muốn thêm hay bớt một hoặc nhiều dòng/ cột thì hãy thực hiện như sau:

• Muốn thêm dòng/ cột nhấn tổ hợp phím “Ctrl + shift ++”.
• Muốn bớt dòng, bớt cột nhấn tổ hợp phím “Ctrl +-”.

Bạn có thể thêm bớt nhiều dòng một lúc bằng cách nhấn phím mũi tên di chuyển theo hướng lên xuống hoặc phím trái, phải. Nhưng cần để ý xem đã chọn được là bao nhiêu cột, bao nhiêu dọc.

Hướng dẫn sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu siêu nhanh

Để sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn ô hoặc cột dữ liệu rồi di chuyển đến vùng rìa cho đến khi chuột xuất hiện 4 dấu mũi tên chỉ 4 hướng. 
• Bước 2: Bạn hãy giữ chuột và kéo để di chuyển vùng dữ liệu. Để sao chép vùng dữ liệu bạn nhấn thêm phím Ctrl trước khi kéo chuột chọn vùng dữ liệu. 

Hướng dẫn xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu

Muốn xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu hãy làm theo hướng dẫn sau đây:

• Bước 1: Chọn vùng ô trống muốn xóa rồi bật chức năng lọc Filter trong Excel. Tiếp đó ấn mũi tên hướng xuống và bỏ chọn Select All sau đó chọn Blank.

• Bước 2: Bôi đen toàn bộ những ô trống muốn xóa và nhấn chuột phải chọn “Delete Rows”.

• Bước 3: Nhấn bỏ lọc Filter.

Thủ thuật lọc Excel vào sổ kế toán

Muốn sử dụng chức năng lọc trong Excel vào sổ kế toán hãy thực hiện theo các bước sau:

• Đầu tiên hãy chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn lọc.
• Tiếp đến nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L.
• Sau đó ấn vào mũi tên hướng xuống rồi lựa chọn kết quả mà bạn muốn lọc.

Hướng dẫn giới hạn nhập bằng Data Validation trong Excel

Giới hạn giá trị nhập của Excel là một chức năng cơ bản nhưng vô cùng hữu ích trong 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng. Chức năng này giúp bạn hạn chế được những sai sót trong lúc nhập. Vậy bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn sau đây:

• Bước 1: Hãy bôi đen vùng dữ liệu muốn giới hạn rồi chọn thẻ “Data” tiếp đến hãy chọn “Data Validation”.
• Bước 2: Tiếp đến hãy chọn “Data Validation” 

• Tại phần Allow hãy chọn “Whole Number”.
• Tại phần Datt chọn “Between”.
• Ở phần Minimum và Maximum hãy để lần lượt là 1 và 20.000.

•  Bước 3: Cuối cùng hãy nhấn vào nút “Ok”.

Như vậy, với vài thao tác đơn giản là bạn đã giới hạn nhập ô chỉ đến 20.000. Vậy nên khi bạn nhập giá trị 30.000 thì excel sẽ báo lỗi.

Thủ thuật quản lý hàng hóa trong excel bằng Data Validation  

Giả sử bạn có một bảng kho hàng hóa có 3 cột “loại sản phẩm”, “ đời sản phẩm”, tình trạng sản phẩm”. Bạn có thể sử dụng chức năng lọc Excel để quản lý kho hàng theo kiểu:

• Ở cột “loại sản phẩm” khi nhấn vào mũi tên hướng xuống dưới bạn sẽ thấy có sẵn một danh sách sản phẩm xuất hiện.
• Ở cột “ Đời sản phẩm” khi nhấn vào mũi tên hướng xuống bạn cũng sẽ thấy những dòng đời sản phẩm tương ứng. Tuy nhiên cần phải đáp ứng điều kiện phù hợp của “loại sản phẩm”. Ví dụ cột loại sản phẩm là iphone thì ở cột đời sản phẩm sẽ xuất hiện các sản phẩm tương ứng như iphone 100, iphone 1000….
• Ở cột “Tình trạng sản phẩm” gồm có 2 loại là “còn hàng” và hết hàng” đồng thời đáp ứng với điều kiện “loại sản phẩm” và “ đời sản phẩm”.

Thủ thuật giúp tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Giả sử bạn muốn nhập câu “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, nhưng thay vì nhập một câu dài như vậy. bạn có thể sử dụng chức năng gõ tắt trong Excel. Cụ thể:

• Nhấn vào tổ hợp phím “Alt + T + A”.
• Tiếp theo hãy nhập phần chữ muốn gõ tắt vào phần “With” và chữ muốn thay thế ở phần “Replace”.

Như vậy khi nhập câu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” thì giờ đây bạn chỉ cần nhập cụm từ “CVN”.

Thủ thuật xem thống kê nhanh về tổng, mix, max….

Bằng cách quét vùng dữ liệu và xem ở dưới thanh trạng thái “status bar” bạn sẽ xem thống kê nhanh về số liệu của vùng dữ liệu nào đó thay vì dùng hàm để tính tổng, tìm giá trị nhỏ nhất, lớn nhất trong excel. 

Thủ thuật ghép nối dữ liệu bằng phím &

Một trong 150 thủ thuật Excel cho dân văn phòng được sử dụng phổ biến là ghép nối dữ liệu bằng phím &. 

Ví dụ bạn có 2 ô dữ liệu khác nhau là A1 và B1. Bạn muốn nối dữ liệu của 2 ô nảy lại với nhau, bạn có thể dùng hàm =A1&“ ”&B1. Bằng cách sử dụng hàm này bạn sẽ không phải nhập dữ liệu bằng tay.

Nháy đúp chuột để đổi tên sheet

Có nhiều bạn sử dụng excel lâu năm, nhưng vẫn không biết muốn đổi tên sheet phải làm thế nào đảm bảo nhanh nhất. Thông thường bạn sẽ nhấn chuột phải vào Sheet chọn Rename để đổi tên của Sheet. Ngoài cách này bạn có thể nháy đúp chuột để việc đổi tên diễn ra nhanh hơn.

Lặp lại thao tác Format Painter

Nếu muốn sao chép định dạng, bạn hãy click đúp chuột trái, sau đó hãy quét định dạng lên những ô hoặc các vùng dữ liệu bạn muốn sao chép định dạng. 

Thủ thuật nhập dữ liệu bắt đầu với số 0

Một số bạn không biết viết như thế nào với các số bắt đầu bằng số 0 như số điện thoại. Nếu bạn nhập theo cách nhập số thông thường thi 100% số 0 ở đầu sẽ biến mất.

Có một cách rất đơn giản giúp bạn có thể nhập đủ số điện thoại bao gồm cả số 0. Đó chính là hãy thêm dấu phẩy (‘) ở trước số đó.

Hoặc bạn hãy nhấp chuột phải vào ô vùng dữ liệu và chọn “Format Cell => Custom => viết 8 số 0 như hình ở trên.

Hướng dẫn chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Để chuyển đổi chữ hoa và chữ thường, bạn hãy sử dụng hàm Upper theo cú pháp = Upper ().

Thủ thuật xuống dòng trong ô Excel

Cách xuống dòng trong ô Excel không còn xa lạ với dân văn phòng chuyên nghiệp. Nhưng thông thường mọi người chỉ biết xuống dòng bằng cách nhấn tổ hợp phím “Alt + Enter”. Nhưng đó chỉ là cách xuống dòng thủ công. Để hiệu quả công việc tốt hơn, hãy làm theo các hướng dẫn sau đây.

• Cách 1: Chọn ô nội dung cần ngắt dòng và chọn “Wrap Text” trên thanh công cụ. 

• Cách 3: Chọn ô chứa nội dung cần xuống dòng, tiếp đó nhập biểu tượng “Find & Select” ở trên thanh công cụ. Rồi lựa chọn “Replace”. Gõ điều kiện xuống dòng vào “Find What và tổ hợp Ctrl + J vào Replace With” trong bảng “Find and Replace”. Cuối cùng nhấn “Replace All”.

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng – cách cố định dòng trong

Để cố định dòng theo mong muốn hãy làm theo các bước hướng dẫn sau đây:

Thủ thuật cố định dòng đầu tiên trong excel

Muốn cố định dòng đầu tiên hãy chọn vào một ô bất kỳ trong Sheet. Tiếp đó chọn “View” trên thanh công cụ, chọn “Freeze Panes”, chọn “Freeze Top Row”.

Dòng được chọn cố định sẽ được đánh dấu bằng đường kẻ đen đậm hơn so với các dòng kẻ khác ở ngay bên dưới của cô dữ liệu đã khóa.

Hướng dẫn cố định nhiều dòng

Để cố định nhiều dòng trong bảng tính, hãy làm theo hướng dẫn sau đây:

• Bước 1: Chọn nhòm dòng cần cố định rồi chọn vào ô đầu tiên của dòng nằm ở phía dưới nhóm dòng muốn cố định.

• Bước 2: Chọn thẻ “View” ở trên thanh công cụ, sau đó chọn “Freeze Panes” rồi chọn “Freeze Panes”.

Sau khi thực hiện cố định nhiều dòng sẽ có một đường kẻ đen đậm hơn so với các dòng kẻ khác. Đường kẻ ngăn cách các hàng cố định và chưa cố định.

Thủ thuật cố định cột trong Excel

Khi muốn cố định cột trong bảng tính Excel hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

Hướng dẫn cố định cột đầu tiên

Muốn cố định cột đầu tiên trong bảng tính bạn hãy chọn vào bất kỳ ô nào đó. Sau đó thì vào View > Freeze Panes > Freeze First Column.

Sau khi thực hiện các thao tác cột được cố định sẽ được phân biệt với cột không cố định bằng đường kẻ màu đen đậm hơn. 

Thủ thuật cố định nhiều cột trong excel

Muốn cố định nhiều cột trong bảng tính, chọn một nhóm cột cần cố định, rồi chọn vào ô đầu tiên của cột nằm bên cạnh của nhóm cột cần cố định. Sau đó chọn thẻ View, rồi chọn Freeze Panes, tiếp tục chọn Freeze Panes.

Nhóm cột được cố định sẽ được phân biệt với nhóm ô không được cố định bằng đường kẻ màu đen đậm hơn.

Hướng dẫn sắp xếp bảng dữ liệu trong Excel

Ví dụ bạn muốn sắp xếp lại bảng dữ liệu như hình dưới đây. Có thể thấy ở cột “ ngày thanh toán” các dữ liệu ngày tháng chưa được sắp xếp theo thứ tự. 

Để sắp xếp lại ngày thanh toán trong bảng tính bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu của bảng tính bằng cách nhấn vào ô A2 rồi nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + mũi tên xuống” để tự động chọn đến dòng cuối cùng. Tiếp đó lại nhấn tổ hợp phím “Ctrl + shift + mũi tên sang phải” để chọn đến cột cuối cùng.

• Bước 2: Hãy vào thẻ Data rồi chọn “Short”. Tại mục “Sort by”, “Sort on” và “order” hãy điền thể dữ liệu muốn sắp xếp. Cụ thể ở đây muốn sắp xếp lại cột “ ngày thanh toán” thì ở ô Sort by điền “Ngày thanh toán”, ở ô sort on điền “ Values” tức là giá trị ở trong ô. Ở mục Order bạn hãy chọn trình tự sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất, hay cũ nhất tới mới nhất, hay giá trị tăng dần theo thời gian, ở ví dụ này điền “oldest to Newest”.

• Bước 3: Cuối cùng nhấn Ok để hệ thống tự động sắp xếp dữ liệu.

Hướng dẫn căn lề trong excel 

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng không thể nào thiếu được việc căn lề. Trước khi tiến hành căn lề, bạn cần chắc chắn rằng đơn vị của bạn trong excel phải là Centimeters. Nếu đơn vị tính chưa phải là cm thì bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

Mở tài liệu Excel > Chọn mục File > chọn More > chọn Options > Chọn Advanced > Chọn Centimeters tại Rule units nhấn OK.

Sau đó, bạn thực hiện theo các bước sau đây để căn lề cho trang tính.

• Bước 1: Chọn mục “Page Layout” tiếp đó chọn “Margins” tiếp tục chọn “Custom Margins”.

• Bước 2: Căn chỉnh kích thước lề rồi nhấn OK như hình dưới.

Thủ thuật làm hiện thanh công cụ trong Excel

Để hiện thanh công cụ trong Excel hãy làm theo hướng dẫn sau đây:

• Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím “Ctrl +F1”.

• Cách 2: Nhấp chuột 2 lần liên tiếp vào 1 tab bất kỳ ở trên thanh “Ribbon”.

• Cách 3: Hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh công cụ nào và chọn “ Collapse the Ribbon”. Bằng cách này, thanh công cụ sẽ ẩn đi, nếu muốn nó hiện ra bạn nhấp chuột phải vào thanh tab và chọn “Collapse the Ribbon”.

Hướng dẫn tìm kiếm trong Excel

Tìm kiếm trong Excel là một trong 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng bạn cần phải ghi nhớ. Điều này sẽ giúp cho bạn thực hiện các thao tác được tốt hơn. 

Để tìm kiếm bạn nhấn tổ hợp phím “Ctrl F” để xuất hiện hộp thoại “Find and Replace’. Tại mục “find What’ nhập từ khóa muốn tìm kiếm rồi nhấn vào “ok”.

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng – các phím tắt thần kỳ

• Nhấn tổ hợp “Alt+=” việc tính tổng trở nên dễ dàng hơn mà không cần dùng hàm.
• Với tổ hợp phím “Ctrl+Shift +L” việc bật tính năng Data Filter trở nên nhanh chóng hơn. 

• Với tổ hợp phím “Ctrl + ~” công thức hiển thị cực nhanh.
• “Ctrl + mũi tên” giúp việc di chuyển trỏ sẽ nhanh hơn.
• Nhấn tổ hợp “CTRL + Shift + mũi tên” để bôi đen vùng dữ liệu liền kề.
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + Pg Up, Pg Dn” để di chuyển giữa các sheet.
• Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + Tab” để di chuyển giữa các Workbook.
• Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + F1” để ẩn hiện thanh Ribbon.
• Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Alt + V” để hiển thị Paste Special.
• Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Home” để di chuyển tới ô A1. 
• Nhấn “Shift F4” Để hiển thị kết quả tìm kiếm tiếp theo. 
• Nhấn “Alt + Enter” để tạo thêm một dòng mới trong excel. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl +” để chèn ngày hiện tại. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + Shift +” để chèn giờ hiện tại.
• Nhấn tổ hợp“Ctrl + D” để quét công thức và sao chép dữ liệu xuống.
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + 1” để định dạng mọi thứ trong excel.
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + Shift + ….” để chọn các kiểu định dạng Format Cells.
• Nhấn phím F4 để lặp lại thao tác.
• Nhấn tổ hợp“Ctrl +) “ để ẩn cột.
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + (“ để ẩn hiển thị dòng.
• Nhấn F11 để tạo một biểu đồ ở bảng tính mới.
• Nhấn “Ctrl + F2” để hiển thị xem trước khi in.
• Nhấn F12 để lưu tên khác.
• Nhấn F1 để bật tính năng giúp đỡ của Excel.
• Nhấn tổ hợp “Alt + mũi tên xuống” để mở danh sách xổ xuống.
• Nhấn “Shift + F8” để kích hoạt chế độ chọn dữ liệu.
• Nhấn “Ctrl + Shift + mũi tên” để chọn đến cuối vùng dữ liệu liền kề.
• Nhấn “Alt + Shift + Pg Up, Pg Dn” để chọn dữ liệu sang trái, sang phải với một màn hình.
• Nhấn “Shift + Home” để mở rộng vùng chọn đến ô đầu tiên của hàng.
• Nhấn “Ctrl + Shift + Home” để mở rộng vùng chọn đến ô đầu tiên của Sheet.
• Nhấn “Ctrl + Shift + End” để mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng của dữ liệu. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + Shift + O” để chọn ô chứa comment. 
• Nhấn tổ hợp “Shift + F2” để chèn, sửa comment. 
• Muốn chuyển sang trái, sang phải trong một ký tự hoặc một từ trong một ô excel
  • Nhấn phím mũi tên sang trái hoặc phải để chuyển sang trái phải một ký tự. 
  • Nhấn “Ctrl + mũi tên sang trái hoặc phải” để sang trái, sang phải một từ. 
• Muốn chọn dữ liệu lựa chọn thủ thuật nào trong 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng?
  • Nhấn tổ hợp “Shift + phím mũi tên sang trái phải” để chọn sang trái, sang phải 1 ký tự.
  • Nhấn tổ hợp “Ctrl + Shift + phím mũi tên sang trái phải: để chuyển sang trái sang phải 1 từ.
  • Nhấn tổ hợp phím “Shift + Home” để chọn vị trí bắt đầu dữ liệu của ô.
  • Nhấn tổ hợp phím “Shift + End” để chọn đến vị trí kết thúc dữ liệu của 1 ô. 
• Hướng dẫn xóa dữ liệu trong một ô excel
  • Nhấn “Backspace” để xóa dữ liệu ở bên trái con trỏ. 
  • Nhấn “Delete” để xóa dữ liệu đằng sau con trỏ.
  • Nhấn tổ hợp “Ctrl + Delete” để xóa từ vị trí con trỏ cho tới tận cùng của ô.  
• “Enter” dữ liệu
  • Nhấn “Enter” để xuống dưới. 
  • Nhấn tổ hợp “Shift + Enter’’ để lên trên.
  • Nhấn tổ hợp “Shift + tab” để sang trái.
  • Nhấn “Tab” để sang phải.
  • Nhấn tổ hợp “Ctrl + Enter” để đứng yên tại chỗ.
• Thự hiện “Chọn vùng dữ liệu > viết dữ liệu bạn muốn nhập > Nhấn “Ctrl + enter” để nhập dữ liệu cho một vùng. 
• Muốn sao chép công thức từ ô trên dưới
  • Nhấn tổ hợp (Ctrl + ‘) để sao chép công thức từ ô trên. 
  • Nhấn tổ hợp (Ctrl + Shift + “) để sao chép công thức từ ô dưới. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + K” để chèn siêu liên kết Hyperlink. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + Shift + F” để mở hộp thoại cài đặt font chữ. 
• Nhấn tổ hợp“Ctrl + 5” để gạch dưới chữ. 
• Dùng tổ hợp phím “Alt +” để căn trái, căn phải, căn giữa ô, cụ thể
  • Nhấn tổ hợp “Alt + H A L” để căn trái.
  • Nhấn tổ hợp “Alt + H A R” để căn phải.
  • Nhấn tổ hợp “Alt + H A C” để căn giữa. 
• 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng – cách tăng giảm cỡ chữ
  • Nhấn tổ hợp “Alt + H F G” để tăng cỡ chữ.
  • Nhấn tổ hợp “Alt + H F K” để giảm cỡ chữ. 
• Thủ thuật tạo và bỏ đường viền bao quanh ô
  • Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + &” để tạo đường viền bao quanh ô (viền ngoài)
  • Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + –” để xóa đường viền bao quanh ô. 
  • Tạo tất cả viền trong ngoài cho một vùng dữ liệu gồm nhiều ô: Alt + H B A
  • Nhấn tổ hợp phím “Alt + H B N” để xóa tất cả đường viền trong và ngoài của một vùng dữ liệu có nhiều ô. 
• Nhấn tổ hợp phím “Shift + F3” để mở hộp thoại điền công thức Excel.
• Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + U” để mở rộng thanh công thức. 
• Nhấn tổ hợp  “Ctrl + F3 (Chọn vùng trước – Ctrl F3 – Enter – Viết tên – enter)” để đặt tên cho một vùng dữ liệu. 
• Nhấn tổ hợp “Shift + F1” để tạo Sheet mới.
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + D” để nhân đôi đối tượng. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + 6” để ẩn tất cả các đối tượng. 
• Để hiển thị menu chuột phải trong excel
  • Nhấn chuột phải
  • Dùng phím chức năng sẵn có trên bàn phím để mở chuột phải.
  • Shift + F10.
• Nhấn tổ hợp “Alt + F11” để mở trình biên tập VBA. 
• Nhấn tổ hợp “Alt + T + A” để bật chức năng gõ tắt trong Excel. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + ~” để hiển thị công thức. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + Page up” để chuyển đổi qua lại giữa các tab.
• Nhấn tổ hợp “Ctrl + Page down” để chuyển đổi qua lại giữa các Sheet. 
• Nhấn tổ hợp “ALT+F1” để lập biểu đồ cho dữ liệu. 
• Nhấn tổ hợp “Ctrl+T” để làm nổi bật dữ liệu.

Một số thủ thuật excel khác cho dân văn phòng

Bên cạnh những thủ thuật thường dùng được liệt kê ở trên thì trong số 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng còn nhiều thủ thuật khác được sử dụng như:

Thủ thuật nhấn một phát chọn tất cả

Để chọn một phát cho tất cả vùng dữ liệu bạn chỉ cần đặt chuột trái vào biểu tượng góc bên trái của bảng tính. Bằng cách này bạn sẽ chọn được cả bảng tính. 

Hướng dẫn mở cùng lúc nhiều files excel

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng hướng dẫn các bạn các mở cùng lúc nhiều files excel như sau:

• Cách 1: Muốn mở cùng lúc nhiều file excel thì bạn hãy quét tất cả các file excel mà bạn muốn mở sau đó thì ấn phím “Enter”.

• Cách 2: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấn chọn các file muốn mở rồi nhấn “enter”.

Mẹo: Nếu tất cả các file bạn muốn mở đều nằm trong một thư mục thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “ctrl A” rồi nhấn vào “Enter” là xong. 

Hướng dẫn ẩn dữ liệu của ô bằng custom Format

Nếu bạn muốn ẩn các dữ liệu trong ô hãy làm theo hướng dẫn sau”

• Đầu tiên hãy chọn ô/ vùng dữ liệu muốn ấn rồi chọn nút “home”. Tiếp đó chọn “font” rồi chọn “open Format CelL”.
• Tiếp đến vào thẻ “Number” chọn “ Custom” rồi nhập 3 dấu “;;;”, cuối cùng nhấn “Ok” để ẩn dữ liệu.

Ngoài cách làm trên bạn có thể chọn nhấn tổ hợp phím “Ctrl +1” rồi vào thẻ  “ Custom” rồi nhập 3 dấu “;;;”, cuối cùng nhấn “Ok” để ẩn dữ liệu.

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng – cách chọn một số ngẫu nhiên trong khoảng bất kỳ

 Trong excel hàm “Randbetween” sẽ cho phép Excel trả về một số ngẫu nhiên năm trong khoảng từ 1 đến 100.000.000. Để trả về một số ngẫu nhiên, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau đây:

Cú pháp = Randbetween (bottom, top).

Sau đó chỉ cần kéo công thức xuống các ô dưới để chọn số bất kỳ cho những ô tiếp theo. Tuy nhiên vì là ngẫu nhiên nên kết quả có thể sẽ bị trùng lặp. Để tránh trùng lặp bạn có thể sử dụng tính năng Remove Duplicates.

Conditional Formatting – “ảo thuật” cùng excel

Conditional Formatting giúp biểu thị thông tin một cách trực quan bằng cách tô màu lên ô dữ liệu, biến dữ liệu thành icon. Để thực hiện, bạn chọn vùng dữ liệu, chọn “Home > Conditional Formatting > Data Bars” rồi chọn bảng phối màu.

Hướng dẫn chuyển dữ liệu hàng nghìn, triệu thành k, m

Muốn chuyển đổi dữ liệu hàng nghìn thành K và hàng triệu thành m bạn chọn ô dữ liệu cần chuyển, rồi nhấn tổ hợp “ctrl+1” trong mục “custom” hãy nhập “###,”k” rồi nhấn Ok để chuyển đổi dữ liệu.

Cách xóa dữ liệu trùng nhau

 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng muốn xóa dữ liệu trùng nhau chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu cần xóa. Sau đó chọn thẻ Data rồi chọn “remove Duplicates”.

Cách In văn bản từ Excel khi sang trang vẫn có tiêu đề

Rất nhiều bạn khi in dữ liệu trong bảng Excel nhưng khi sang trang lại không có tiêu đề. Điều này sẽ khiến cho người xem mất thời gian theo dõi dữ liệu. Để tránh trường hợp này, bạn hãy làm theo các bước sau:

• Bước 1: Hãy chọn “Page layout” rồi chọn “Page setup” tiếp đó chọn tab “Sheet”.

• Bước 2: Ở cửa sổ Tab “sheet” bạn chọn “Row to repeat at to” ( nhắc lại ở dòng trên).

• Bước 3: Sau đó thì bôi đen dòng tiêu đề muốn nhắc lại ở bảng tính và nhấn “Ok”.

Cách điền nhanh dữ liệu giống nhau 

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng chia sẻ cách điền các dữ liệu giống nhau như số thứ tự, chữ cái,…. Bạn hãy làm theo các hướng dẫn sau đây khi muốn điền nhanh các dữ liệu giống nhau:

• Đầu tiên, bạn hãy đặt trỏ chuột ở ô đầu tiên của cột dữ liệu.
• Tiếp đến nhấp đúp chuột và dấu “+” ở góc dưới của ô được chọn và rê chuột để kéo xuống. Lúc này kết quả trả về bạn sẽ được một chuỗi dữ liệu giống nhau ở các ô tiếp theo của cột.

Thủ thuật copy chỉ giá trị  

Muốn copy giá trị mà không chứa công thức theo 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng bạn làm theo hướng dẫn sau đây.

• Bước 1: Hay chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn copy rồi nhấn “Ctrl C”.

• Bước 2: Tiếp đó hãy nhấn vào ô đầu tiên của vùng dữ liệu mà bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải. Lúc này một menu đơn xuất hiện thì bạn chọn “Paste Special” rồi nhấn “Ok”.

Thủ thuật định hướng được con trỏ khi nhấn Enter

Muốn định hướng con trỏ bạn làm theo các bước sau: 

• Bước 1: Nhấn chọn File.

• Bước 2: Ở mục “More…” hãy chọn Options.

• Bước 3: Chọn mục Advanced rồi  chọn After Pressing Enter move Selection. Sau đó ở phần Direction chọn vị trí con trỏ chuột rồi nhất “OK”

Thủ thuật sử dụng tính năng Flash Fill để tự động điền dữ liệu

Flash Fill là một tính năng thông minh trong excel, nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng tính năng này. Theo 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng chia sẻ thì bạn có thể sử dụng tính năng này khi muốn điền 2 ô có quy luật giống nhau. Khi đó thì Excel sẽ tự hiểu và áp dụng đối với các ô còn lại. Với tính năng này bạn sẽ không mất nhiều thời gian để nhập thông tin.

Ví dụ khi bạn nhập “ Smith”, rội nhập “North” và sử dụng tính năng Flash Fill thì Excel sẽ đưa ra đề xuất cho các ô dữ liệu còn lại. Nếu dữ liệu được điền vào phù hợp với ý của bạn thì nhấn Enter để tiếp tục cho các ô còn lại.

Cách sử dụng Tell me để tìm kiếm chức năng  

Khi muốn tìm kiếm chức năng Excel nhanh chóng bạn chỉ cần nhập vào hộp nhãn “Ask me” ( hãy cho tôi biết bạn muốn làm gì). Lúc này một nút tìm kiếm sẽ xuất hiện, bạn chọn menu, chức năng và bất cứ điều gì bạn muốn. 

Thủ thuật để xoay hoặc không xoay (PivotTable)

Theo 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng, để bỏ chế độ xoay khi tạo Pivottable thì bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây.

Kết quả bỏ chế độ xoay khi tạo Pivottable

• Bước 1: Bạn chọn dữ liệu cần bỏ chế độ xoay, bấm Data chọn From Table/Range  rồi nhấn OK để tạo bảng.
• Bước 2: Khi “Query Editor” xuất hiện, hãy nhấn và giữ phím “CTRL” để chọn các cột mà bạn muốn bỏ xoay.
• Bước 3: Vào “Transform” chọn “Unpivot Columns” rồi chọn “Only selected columns”.
• Bước 4: Cuối cùng vào “Home” và chọn “Close & Load” lúc này, dữ liệu chưa xoay sẽ được đặt vào một trang tính mới trong Excel.

Thủ thuật Slice data – Cắt dữ liệu theo cách bạn muốn

Slicer là chức năng cho phép người dùng excel có thể lọc dữ liệu một cách dễ dàng. Để cắt dữ liệu trong excel bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bạn hãy chọn vùng dữ liệu muốn cắt trong bảng hoặc chọn “PivotTable” chọn “Insert” chọn tiếp “Slicer” rồi chọn cột bạn muốn lọc dữ liệu. 

Thủ thuật làm toán phân tích bằng cách sử dụng hàm IFS 

Ifs là một hàm điều kiện giúp cho người dùng excel có thể kiểm tra xem 1 hoặc nhiều điều kiện có thể đáp ứng được hay không. Từ đó sẽ trả về giá trị tương ứng với điều kiện đầu tiên. Hàm Ifs sẽ giúp cho việc đặt câu lệnh có nhiều điều kiện trở nên dễ dàng hơn. Để lọc điều kiện bạn hãy nhập chuỗi điều kiện trong công thức sau:

Cú pháp: = IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3],…)

Trong đó:

• logical_test1 : là điều kiện đánh giá kết quả bắt buộc phải có
• value_if_true: là kết quả cần trả về nếu thỏa điều kiện ( bắt buộc phải có).
• logical_test2…logical_test127: Là điều kiện đánh giá kết quả tiếp theo ( điều kiện này có thể có hoặc không).
• value_if_true2…value_if_true127 : Là kết quả cần trả về nếu logical_testN thỏa điều kiện ( có thể có hoặc không). Mỗi kết quả value_if_trueN tương ứng với một điều kiện logical_testN.

Thủ thuật chọn các mẫu biểu đồ excel có sẵn

Để lựa chọn các biểu đề mẫu đã có sẵn để thực hiện các thao tác trong Excel, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bạn chọn File, tiếp đó chọn “New” và chọn tìm kiếm với từ khóa “accessible”. Tiếp đó chọn “Accessible Template Sample” để xem tất cả các biểu mẫu có sẵn trong Excel.

Cách sử dụng hàm VLookup để tìm kiếm dữ liệu  

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng chia sẻ cách sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm và tra cứu dữ liệu trong bản tính. Hàm này giúp bạn trích xuất ra dữ liệu cần tìm kiếm. Để tìm kiếm dữ liệu bằng hàm Vlookup bạn gõ theo cú pháp: 

Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: là giá trị cần tìm, bạn có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới 1 ô cụ thể trên bảng tính.  
• Table_array: Bảng giới hạn cần dò tìm dò liệu.
• Col_index_num: là số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu tính từ trái qua phải.   
• Range_lookup: Trả về kết quả tìm kiếm chính xác hay tương đối với bảng giới hạn. Nếu bỏ qua thì để mặc định là 1.  
  • Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): Kết quả dò tìm tương đối.
  • Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): Kết quả dò tìm chính xác.

Ví dụ bạn muốn tìm kiếm kết quả 0.92 và tìm được kết quả gần nhất là 0.90. Sau đó nó sẽ mang kết quả cho giá trị ở cột tiếp theo bên phải 0.9 là chữ A. 

Thủ thuật nhập ngày tháng cực nhanh thông qua phím tắt

Muốn nhập ngày tháng nhanh chóng bạn hãy sử dụng tổ hợp phím “Ctrl +” theo các bước:

• Đầu tiên bạn quét các ô cần nhập.
• Tiếp đó hãy nhấn tổ hợp “Ctrl+”.

Thủ thuật đổi cột thành dòng và đổi dòng thành cột

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng hướng dẫn đổi cột thành dòng và dòng thành cột một cách dễ dàng. 

• Đầu tiên bạn bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu muốn thay đổi cột thành dòng và dòng thành cột.
• Nhấn “Ctrl C”.
• Hãy chọn vào 1 ô bất kỳ trong vùng dữ liệu.
• Nhấn chuột phải và chọn “paste Special”.
• Tích chọn vào ô “Transpose”.

 Cách Ẩn hàng và cột theo nhóm

Nếu muốn ẩn hàng và cột theo nhóm bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây.

• Bước 1: Chọn tất cả vùng dữ liệu mà bạn muốn ẩn hàng và cột. Tiếp đó nhấn tổ hợp phím “Alt + Shift + mũi tên phải”. Một hộp thoại Group hiện lên bạn chọn nhóm theo cột (Columns) hoặc theo dòng (Row).

• Bước 2: Lúc này trên bảng tính sẽ xuất hiện nhóm hàng cột,
  • Để ẩn dữ liệu cột đó bbạn chỉ cần nhấn dấu trừ “-“

• Nhấn dấu cộng “+” để hiện dữ liệu.

Hướng dẫn in 1 vùng tùy chọn trong Excel

150 thủ thuật excel cho dân văn phòng hướng dẫn bạn cách in 1 vùng tùy chọn trong excel. Cụ thể bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn in.
• Bước 2: Vào mục Page layout, chọn Print Area, tiếp đó chọn Set Print Area.
• Bước 3: Trước khi tiến hành in bạn cần căn chỉnh lề văn phản như bình thường, sau khi đã như mong muốn thì đặt lệnh in dữ liệu.  

Như vậy, qua đây chuyển văn phòng trọn gói Kiến Vàng đã hé lộ tới các bạn 150 thủ thuật excel cho dân văn phòng. Những thủ thuật này sẽ giúp cho bạn giải quyết công việc một cách nhanh chóng và thuận lợi hơn. Vì thế đừng bỏ qua nếu muốn làm tốt công việc của mình.