Mô Tả Công Việc Admin Văn Phòng, Các Kỹ Năng Cần Phải Có

Rate this post

Admin văn phòng là một công việc như thế nào? Khái niệm về công việc này còn khá mới lạ ở xã hội hiện đại. Cụ thể công việc này là làm những gì và có cần có những kỹ năng gì. Chuyên mục hôm nay, chuyển văn phòng trọn gói Kiến Vàng sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc này. 

Admin văn phòng là gì?

Admin văn phòng một khái niệm còn rất mới mẻ trong công việc. Chính vì thế còn rất nhiều người không hiểu về công việc này.

Admin là gì?

Admin là một cụm từ viết tắt của Administrator, nghĩa là người quản trị hay quản trị viên. Trong tiếng Việt thì Admin thường được hiểu là quản lý, là người điều hành một hệ thống, tổ chức hoặc là một cộng đồng nào đó.

admin văn phòng là quản trị viên văn phòng
Admin là người quan trị hay quản trị viên

Admin là người đảm nhiệm nhiều vai trò và nhiệm vụ khác nhau hoàn toàn tùy thuộc vào hệ thống, cộng đồng hay tổ chức mà họ quản lý. Cụ thể họ đảm nhận một số nhiệm vụ phổ biến là:

  • Là người quản lý hoạt động: Admin là người chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động của hệ thống, tổ chức, cộng đồng. Các công việc bao gồm lập kế hoạch, điều phối, giám sát và đánh giá hiệu quả của hoạt động.
  • Là một quản lý nhân sự: Một Admin sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, bao gồm cả việc tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
  • Là người quản lý tài chính: Một admin sẽ chịu trách nhiệm quản lý nguồn tài chính của đơn vị. Bao gồm các công việc thu chi, kế toán, kiểm toán và lập báo cáo tài chính.
  • Là người quản lý thông tin: Một admin sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý nguồn thông tin. Admin sẽ thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin.
  • Là người quản lý công nghệ: Một admin sẽ chịu trách nhiệm trong việc quản lý công nghệ. Đó bao gồm các công việc bảo trì, nâng cấp và sử dụng hệ thống công nghệ thông tin của đơn vị.

Có thể nói Admin là một vị trí vô cùng quan trọng trong mọi hệ thống của đơn vị, tổ chức hay cộng đồng. Admin giữ một vị trí quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động của tổ chức.

Admin văn phòng là gì?

Admin văn phòng là người chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hành chính văn phòng. Họ có nhiệm vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh diễn ra một cách trơn tru.

Mô tả công việc admin văn phòng gồm những việc gì?

Công việc admin văn phòng còn được gọi là Admin Officer gồm có nhiều công việc khác nhau. Tính chất là một công việc chỉ cần ngồi im trong phòng làm việc với cả đống giấy tờ phức tạp. Nhưng người làm việc này vẫn phải hoạt động rất nhiều. Cụ thể một admin Officer bao gồm các công việc sau:

Công việc lễ tân văn phòng

Lễ tân được coi là bộ mặt của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức. Lễ tân làm nhiệm vụ nghe, trả lời điện thoại và tiếp đón khách đến hợp tác với doanh nghiệp. 

admin văn phòng - làm công việc lễ tân
Lễ tân cũng là một công việc của admin office

Khi khách hàng tới doanh nghiệp để hợp tác, lễ tân sẽ chào đón khách, tiếp nhận thông tin và nhu cầu của khách hàng. Lễ tân sẽ chịu trách nhiệm xử lý các thông tin ban đầu và hướng dẫn cho khách đến các bộ phận có liên quan để giải quyết công việc.

Lễ tân còn hỗ trợ tài liệu cho những bộ phận khác trong doanh nghiệp. Làm lễ tân sẽ chuẩn bị nước uống và các thiết bị khác cho những cuộc họp của doanh nghiệp theo yêu cầu. Lễ tân sẽ chuẩn bị cuộc họp theo sự phân công của cấp trên tùy thuộc vào từng bộ phận. 

Bộ phận lễ tân còn kiêm thêm cả nhiệm vụ phát sinh như tổ chức các sự kiện, tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp của công ty với khách hàng hoặc là họp nội bộ trong công ty.

Công việc thư ký hỗ trợ

Công việc của thư ký hỗ trợ cũng tương tự như công việc của lễ tân. Nhưng công việc của thư ký hỗ trợ chỉ bao gồm sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, phỏng vấn, liên hoàn, chuẩn bị các thiết bị cho cuộc họp…. Có thể nói công việc thư ký hỗ trợ chỉ là một phần của công việc lễ tân. Thường thì sẽ không có nhiều công ty phân nhỏ riêng một thư ký hỗ trợ mà sẽ giao công việc này cho bộ phận lễ tân.

Công việc quản lý hồ sơ, giấy tờ

  • Quản lý hồ sơ, giấy tờ cũng là một trong những công việc của admin văn phòng. Cụ thể bộ phận này sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, công văn từ các bộ phận khác chuyển đến để yêu cầu giải quyết. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nhân viên hành chính sẽ tiến hành sắp xếp, lọc và phân loại các loại giấy tờ. Sau đó họ sẽ xin ý kiến giải quyết từ các bộ phận có thẩm quyền xử lý.
admin văn phòng là người quản lý hồ sơ
Công việc của admin là quản lý hồ sơ, giấy tờ

Ví dụ: Nhân viên hành chính tiếp nhận hồ sơ thanh toán hợp đồng từ khách hàng về việc thanh toán tiền. Nhân viên của bộ phận này sẽ xác nhận thông tin và lập báo cáo để bên kế toán, yêu cầu bộ phận kế toán xử lý. Sau khi giấy tờ đã được xử lý thì nhân viên hành chính sẽ lưu trữ hồ sơ bao gồm cả bản chính và bản mềm.

  • Nhân viên hành chính sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin về ốm đau, thai sản của nhân viên. Sau đó thì lập báo cáo tới cho các bộ phận có liên quan để sắp xếp công việc cho hợp lý.
  • Admin Officer còn đảm nhận việc theo dõi các nội quy của công ty. Nhân viên hành chính sẽ phổ biến các nội quy, quy định của công ty, đồng thời theo dõi việc thực hiện của nhân viên.
  • Nhân viên hành chính có trách nhiệm thực hiện các chế độ đãi ngộ và quyền lợi của nhân viên đúng theo quy định. Cụ thể như sinh nhật, nghỉ lễ, nghỉ tết hay thưởng. 
  • Ngoài ra việc quản lý hồ sơ còn thực hiện nhiệm vụ in ấn báo cáo, tài liệu theo yêu cầu của các phòng ban để phục vụ cho công việc.

Công việc lên bảng lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên

Nhân viên văn phòng còn có nhiệm vụ theo dõi và làm bảng chấm công cho nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Cần theo dõi bảng chấm công để làm bảng lương, tính thưởng cho nhân viên trong doanh nghiệp để cấp trên duyệt. 

Công việc quản lý tài sản và thiết bị văn phòng

  • Công việc của nhân viên quản lý tài sản và thiết bị văn phòng là theo dõi các thiết bị và tài sản của công ty. Thực hiện việc giám sát và lên kế hoạch để bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị, đảm bảo các thiết bị hoạt động bình thường. Đề xuất các bộ phận khác để lên kế hoạch bổ sung các thiết bị cần thiết nhằm đảm bảo cho việc vận hành công ty đạt hiệu quả tốt nhất.
admin văn phòng làm việc quản lý tài sả công ty
Admin chịu trách nhiệm quản lý tài sản và thiết bị văn phòng
  • Nhân viên hành admin officer sẽ tiến hành lên bảng kê, bảng chi văn phòng phẩm cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban và lên kế hoạch mua bổ sung.

Công việc quản lý hồ sơ nhân sự

  • Nhân viên Admin Officer sẽ phải quản lý số lượng nhân viên nội bộ. Khi được các bộ phận khác yêu cầu, nhân viên admin Officer sẽ lên kế hoạch về việc tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng nhân sự và sắp xếp lịch phỏng vấn. Nhân viên Admin Officer sẽ phân bố nhân sự tới các phòng ban sao cho hợp lý và giám sát quá trình thử việc của họ. Tổ chức ký hợp đồng và bàn giao công việc và nhân sự tới các bộ phận liên quan.
  • Hàng tháng, nhân viên admin Officer sẽ cập nhật tình hình nhân sự của công ty để báo cáo với cấp trên. Những nhân viên chính thức sẽ được ký kết hợp đồng đầy đủ theo đúng quy định của công ty và của pháp luật.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của Admin Officer

Admin Officer là một vị trí rất quan trọng của công ty, mỗi công ty khác nhau thì vai trò của admin cũng sẽ có sự thay đổi cho phù hợp. Nhưng dù thế nào thì một admin văn phòng thường có những nhiệm vụ và trách nhiệm chính như sau:

Nhiệm vụ của Amin Officer

Admin Officer có nhiệm vụ rất đa dạng và đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của tổ chức. Admin sẽ chịu trách nhiệm về việc quản lý thông tin, tổ chức các sự kiện và hỗ trợ về nhân sự.

admin văn phòng có nhiệm vụ duy trì môi trường làm việc hiệu quả
Admin có nhiệm vụ duy trì môi trường làm việc hiệu quả

Admin có nhiệm vụ duy trì môi trường làm việc hiệu quả, quản lý các vật dụng, trang thiết bị và bảo vệ an ninh thông tin của công ty. Thông qua những hoạt động này, Admin Officer giúp tạo ra nền tảng cho sự thành công và phát triển bền vững của công ty.

Trách nhiệm của Admin Officer là gì

Một nhân viên admin Officer không chỉ đóng vai trò hỗ trợ mà còn chịu trách nhiệm ở nhiều khía cạnh quan trọng của công ty. Trách nhiệm của admin bao gồm việc thực hiện những công việc đã được phân công chính xác và đúng hẹn. Admin giúp hỗ trợ quản lý thông tin, tham gia tích cực vào các dự án của đơn vị.

Nhân viên Admin Officer có trách nhiệm duy trì thái độ tích cực, giao tiếp hiệu quả và làm việc nhóm tốt. Điều này để đảm bảo sự hòa đồng và hiệu suất cao trong môi trường làm việc. Admin Officer có đóng góp tích cực vào sự thành công của một tổ chức.

Những kỹ năng cần có của một admin Office

Là một admin văn phòng bạn đóng vai trò vô cùng quan trọng của công ty. Admin Office nắm giữ toàn bộ những quy chế và chính sách của doanh nghiệp. Cơ hội việc làm dành cho các bạn trẻ hiện nay là rất lớn, để trở thành một quản trị viên văn phòng, bạn cần rèn luyện các kỹ năng và kiến thức sau:

Kỹ năng bảo mật thông tin

Vì là người nắm giữ những thông tin tuyệt mật của công ty, nên bạn cần phải rèn luyện cho mình một khả năng bảo mật thông tin tốt. Việc rò rỉ thông tin ra ngoài sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của bạn, đồng thời gây ra những tổn thất đáng kể cho công ty.

Có kiến thức tốt về quản lý

Một admin Office cần phải có kiến thức tốt về quản lý. Một người có kiến thức quản lý tốt mới có thể tổ chức và điều hành văn phòng hiệu quả. Một admin  như vậy mới đảm bảo được khả năng ổn định trong công việc, phân công nhiệm vụ một cách hợp lý để đạt được những mục tiêu chung.

admin văn phòng phải có kiến thức về quản lý
Admin officer phải có kiến thức về quản lý

Bên cạnh đó thì một admin Office nếu hiểu biết sâu rộng về quản lý sẽ là chìa khóa vàng để duy trì hiệu quả của công việc. Đồng thời góp phần tạo ra nền tảng cần thiết đến sự thành công của doanh nghiệp.

Phải có kỹ năng giao tiếp tốt 

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho admin dễ dàng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng. Qua đó làm tăng thêm sự hiểu biết và đồng thuận khi làm việc nhóm. Hơn thế, khả năng nghe và ứng xử khéo léo cũng giúp cho admin giải quyết tốt các xung đột. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, tích cực.

Có một thái độ làm việc cầu tiến

Đối với một admin Office mà nói thì thái độ làm việc cầu tiến là yếu tố vô cùng quan trọng. Nó tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo, giúp nâng cao chất lượng trong công việc. Một admin tích cực và ham học hỏi sẽ tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh, tích cực, đồng thời đóng góp tới sự phát triển của tổ chức.

Lương của admin Office là bao nhiêu?

Có thể nói một admin Officer đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Admin đảm nhận rất nhiều vai trò khác nhau trong bộ máy quản lý. Vậy công việc này sẽ mang về cho bạn bao nhiêu tiền lương mỗi tháng.

admin văn phòng là công việc có lương cao
Admin Office là công việc có mức lương khá cao

Theo khảo sát thì mức lương trung bình của một admin thường dao động từ khoảng 9,5 triệu đồng/ tháng. Mức lương thấp nhất của một admin văn phòng là 4 triệu đồng và cao nhất là 29,9 triệu đồng/ tháng. Tuy nhiên cụ thể thì mức lương sẽ được doanh nghiệp căn cứ vào kinh nghiệm và năng lực của nhân viên để đưa ra con số cụ thể.

Cơ hội việc làm công việc admin office

Admin Office có nhiệm vụ trải dài và liên quan đến nhiều bộ phận. Vì thế việc tìm kiếm một công việc admin văn phòng hoàn toàn không phải khó khăn. Trên thực tế thì công việc này có nhiều cơ hội việc làm và đây cũng là công việc có lộ trình thăng tiến rất rõ ràng cùng mức lương ổn định. 

Công việc này rất phù hợp với nữ, dù tính chất công việc có nhiều áp lực. Song đây lại là việc bàn giấy, ngồi ở văn phòng sạch đẹp, môi trường công tác cũng tốt như: giờ làm việc cố định, công việc ổn định.  

Admin văn phòng, một công việc ổn định, lương cao và môi trường làm việc sạch sẽ. Đây là công việc được đánh giá phù hợp với phái nữ. Một admin office cần phải có những kỹ năng gì, qua chia sẻ của chúng tôi bạn đã hiểu rất rõ. Vì thế hãy tập trung rèn luyện tốt kỹ năng này để đáp ứng tốt cho công việc.

Mục nhập này đã được đăng trong Tin Tức. Đánh dấu trang này .

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Hà Nội
0878386789

TP.HCM
0878386789

Hà Nội :    0878386789
TP.HCM :  0765488868
Chat Zalo TP.HCM
Chat Zalo Hà Nội