Máy in văn phòng là một trong những thiết bị không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Việc sử dụng máy in văn phòng đôi khi có thể gây ra khá nhiều khó khăn cho những người mới bắt đầu. Tuy nhiên, với các hướng dẫn cơ bản và đơn giản dưới đây của Kiến Vàng, việc sử dụng máy in văn phòng sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Cách kết nối máy in văn phòng đơn giản, dễ dàng
Việc sử dụng máy in văn phòng không hề phức tạp và khó khăn nếu bạn biết các thao tác đúng cách. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy in cực kỳ đơn giản cho người mới.
Bước 1: Kết nối máy in với máy chủ
- TH1: Khi đã tích hợp sẵn Driver
Cắm dây nguồn của máy in vào máy tính hoặc máy tính xách tay của bạn. Mỗi máy in đều được tích hợp một Driver riêng kèm theo.
- TH2: Không tích hợp Driver
Khi máy tính của bạn chưa hỗ trợ driver, hãy cài đặt driver trên thiết bị bạn muốn kết nối với máy in. Việc cài đặt driver cũng rất đơn giản vì hầu hết các nhà sản xuất đều tích hợp sẵn driver bên trong máy in. Đầu tiên, hãy vào “My Computer” trên máy tính của bạn. Sau đó, chọn biểu tượng máy in và chọn file muốn cài driver.
Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ của máy in
Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào nút Start > Chọn (Control Panel) Bảng điều khiển > Chọn Printers and Device hoặc Printers & Faxes. Sau đó, chọn thiết bị máy in rồi nhấp chuột phải và chọn Sharing > Tích vào ô Share this Printer > Chọn Apply > Nhấp vào OK. Như vậy, bạn đã thiết lập thành công quyền chia sẻ máy in.
Bước 3: Kết nối máy tính với máy in
Hầu hết các máy tính có cùng hệ thống đều có thể sử dụng cùng một máy in. Nhờ đó, bạn có thể kết nối một máy in với nhiều máy tính khác nhau. Để kết nối máy tính với máy in của bạn, bạn chỉ cần thực hiện như sau:
Chọn kết nối mạng nội bộ > Chọn Control Panel > Chọn Printers and Devices > Chọn And a Network để máy in có thể chia sẻ và in tài liệu.
Sau khi hoàn tất mọi thứ trong phần cài đặt, bạn chỉ cần thực hiện thao tác in bình thường là xong.
Hướng dẫn cách in tài liệu siêu nhanh chóng
Khi muốn in tài liệu, bạn có thể nhấn tổ hợp phím “Ctrl P” hoặc nhấn vào biểu tượng “Print”, tính năng này được hầu hết các phần mềm, chương trình soạn thảo hiện nay hỗ trợ. Sau đó, một hộp thoại in sẽ hiển thị trên màn hình và bạn có thể chọn máy in mà bạn muốn sử dụng.
Sau khi chọn máy in, bạn cần kiểm tra các tùy chọn in như số lượng bản in, kích thước giấy, chất lượng in, và màu sắc in. Bạn cũng có thể chọn in mặt hai mặt nếu máy in hỗ trợ tính năng này. Sau khi hoàn tất các tùy chọn, bạn chỉ cần nhấn nút “In” và máy in sẽ bắt đầu thực hiện công việc in ấn. Cụ thể các tính năng in tài liệu như sau:
Page Range
- Nếu bạn chọn All và nhấn nút in thì tất cả tài liệu trong tệp của bạn sẽ được in.
- Để in từng trang nếu cần, bạn có thể bấm vào Pages, rồi nhập trang in. Ví dụ muốn in trang 3 đến 10 bạn chọn Pages rồi nhập 3 – 10. Hoặc in trang bất kỳ bạn có thể nhập: 1, 3, 5, 8, 9… Khoảng cách giữa các trang số là dấu phẩy.
Copies
Đây là tính năng hiển thị số lượng bản in, ví dụ bạn muốn in tài liệu thành 2 bản (2 bản giống nhau) thì có thể điền số 2. Nếu bạn để giá trị mặc định thì máy sẽ tự động in 1 bản. (Tất cả các trang trong bản sao đó chỉ được in một lần).
Printer properties
Nút điều chỉnh Printers properties là chức năng được sử dụng để cải thiện khả năng in ấn. Để cải thiện chất lượng in, bạn có thể sử dụng tab Quality ở chế độ Draft.
Print One Sided
Print One Sided là lệnh để người dùng chọn in một mặt hoặc in hai mặt. Đặc biệt, lệnh có thể giúp người dùng kiểm tra xem máy in có khả năng in cả hai mặt giấy hay không.
Collated
Collated dùng để đóng tập văn bản với số lượng lớn khi sử dụng để in với tài liệu lớn.
A4/Letter
Lệnh A4/Letter giúp người dùng điều chỉnh và lựa chọn khổ giấy phù hợp để in tài liệu tốt nhất.
Margins
Margins là lệnh căn chỉnh và chọn lề phù hợp với khung giấy để tạo ra kết quả in tốt nhất cho bạn.
Page Per Sheet
Page Per Sheet là tính năng tùy chọn để in gộp các trang tài liệu vào một trang duy nhất.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng máy in văn phòng
Máy in văn phòng là một trong những thiết bị không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Chúng giúp cho việc in ấn và sao chép tài liệu trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, để đảm bảo máy in hoạt động hiệu quả và bền bỉ, người dùng cần lưu ý một số điều sau đây khi sử dụng máy in văn phòng.
Vị trí đặt
Để đảm bảo máy in hoạt động tốt, người dùng cần đặt máy ở nơi thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp và nơi có độ ẩm cao. Nhiệt độ và độ ẩm không ổn định có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của máy in.
Sử dụng mực in chất lượng
Việc sử dụng mực in kém chất lượng không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng in ấn mà còn gây hư hại cho máy in. Hãy chọn mực in chính hãng và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng loại mực phù hợp với máy in của mình.
Thường xuyên vệ sinh máy in
Để tránh tình trạng máy in bị kẹt giấy hoặc bị nhòe mực, người dùng cần thường xuyên vệ sinh máy in. Hãy lau chùi bên trong máy in và kiểm tra các bộ phận cơ học đều đặn để đảm bảo máy hoạt động ổn định.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ văn phòng gọn gàng, khoa học
Kiểm tra và cập nhật Driver máy in
Để máy in hoạt động một cách hiệu quả, người dùng cần kiểm tra và cập nhật driver máy in đều đặn. Việc này giúp máy in hoạt động ổn định và tránh được các lỗi phần mềm.
In đúng cách
Khi in tài liệu, hãy chọn đúng cài đặt in ấn để đảm bảo chất lượng in tốt nhất. Hãy kiểm tra kích thước giấy, độ phân giải và cài đặt màu sắc trước khi in để tránh những sai sót không đáng có.
Hộp mực
Không nên để hộp mực của máy in ngoài không khí quá lâu vì mực có thể bị khô. Đối với mực máy in laser không nên tiếp xúc ở ngoài ánh sáng mà nên bảo quản trong túi nilon buộc chặt. Nếu hộp mực không được sử dụng trong một thời gian dài, cần tháo hộp mực ra và bảo quản kín.
Không tắt máy in đột ngột
Khi sử dụng máy in, bạn không tắt máy in ngay sau khi sử dụng. Bạn cần đợi máy in có đủ thời gian thực hiện thao tác để tránh tình trạng mực bị khô.
Lời kết
Trên đây Kiến Vàng đã hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng cực kỳ đơn giản cho người mới. Hi vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có thêm kiến thức và kỹ năng để sử dụng máy in một cách hiệu quả và tiện lợi. Chúc bạn thành công!
