Trong quá trình tìm kiếm việc làm, việc nhận được một thư mời phỏng vấn là một bước quan trọng đánh dấu sự quan tâm của nhà tuyển dụng đối với bạn. Để tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội thành công trong phỏng vấn, cách trả lời thư mời phỏng vấn cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Trong bài viết này, hãy cùng Kiến Vàng tìm hiểu cách trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Tại sao cần phải trả lời thư mời phỏng vấn một cách chỉn chu?
Khi có cơ hội lọt vào vòng phỏng vấn, việc trả lời email từ nhà tuyển dụng là vô cùng quan trọng. Trên thực tế, nếu email xác nhận phỏng vấn của bạn không được chuẩn bị một cách chỉn chu, nó có thể phá hỏng ấn tượng tốt đầu tiên mà nhà tuyển dụng dành cho bạn. Không ai có đủ kiên nhẫn để đọc một email dài, lộn xộn, trình bày hời hợt, ngôn từ lộn xộn và nhiều lỗi chính tả. Hoặc, nếu bạn khiến nhà tuyển dụng phải đợi quá lâu để phản hồi, một lời mời làm việc hấp dẫn có thể tuột khỏi tay bạn.
Ngoài ra, việc trả lời thư mời phỏng vấn một cách chỉn chu và tươm tất còn tạo cơ hội cho bạn có thể đặt thêm những câu hỏi với nhà tuyển dụng. Đây là điều kiện tiên quyết giúp bạn có những chuẩn bị tốt nhất cho cuộc phỏng vấn sắp tới.
Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt
Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn có thể tham khảo một số lưu ý sau:
Trả lời thư mời nhanh chóng, lịch sự
Khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn nên phản hồi ngay lập tức để xác nhận việc bạn đã nhận được thư và sẵn sàng tham gia buổi phỏng vấn. Việc phản hồi nhanh chóng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và sự quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển.
Xác nhận thông tin và thời gian
Trước khi trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần xác nhận thông tin về địa điểm, thời gian và người liên hệ trong thư mời. Đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ tất cả các chi tiết và sẵn sàng tham gia buổi phỏng vấn theo đúng lịch trình đã được xác nhận.
Viết tiêu đề cho email xác nhận tham gia phỏng vấn
Khi viết thư xác nhận phỏng vấn, việc chọn tiêu đề hợp lý là rất quan trọng. Đảm bảo dòng tiêu đề ngắn gọn, thể hiện mục đích chính của email và thu hút sự chú ý của người nhận. Điều này sẽ giúp người nhận hiểu rõ nội dung email và thể hiện được trình độ chuyên môn của bạn.
Ngoài ra, việc thêm họ tên đầy đủ vào tiêu đề sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân biệt giữa các ứng viên. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích khi email của bạn được chuyển tiếp đến người phỏng vấn hoặc người quản lý tiềm năng.
Ví dụ: “Xác nhận phỏng vấn: [Vị trí công việc ứng tuyển] – [Họ & Tên] – [Ngày và giờ phỏng vấn]” hoặc “Xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn – [Họ & Tên] – [Vị trí công việc]”.
Một email xác nhận phỏng vấn có tiêu đề đầy đủ sẽ giúp email của bạn được chú ý và không bị coi là spam.
Cách viết nội dung thư xác nhận phỏng vấn
Một email xác nhận tham gia phỏng vấn cần phải đảm bảo đầy đủ các phần như Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên. Phần nội dung nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, không dài dòng, đúng chính tả. Cụ thể:
Lời chào
Nếu bạn muốn gửi email xác nhận cho nhà tuyển dụng, bạn hãy sử dụng Dear Ms. hoặc Dear Sir. và tên của người đã gửi email cho bạn. Đây là lời chào dành cho những người bạn mới và thể hiện chân thật và thái độ lịch sự.
Lý do viết thư
Ở đầu email, bạn có thể đề cập đến lý do viết thư. Đây là phần không thể thiếu trong một email. Đối với những nội dung này, bạn nên trình bày trực tiếp, ngắn gọn, dễ hiểu. Bạn cần xác nhận thời gian phỏng vấn hoặc từ chối phỏng vấn để nhà tuyển dụng hiểu được quyết định mà bạn muốn truyền đạt. Một số gợi ý ở phần này đó là “Cảm ơn nhà tuyển dụng đã cho tôi cơ hội tham dự buổi phỏng vấn”. Hoặc, “Tôi viết email này để xác nhận rằng tôi sẽ tham dự một cuộc phỏng vấn do công ty sắp xếp”.
Xem thêm: Cách đặt câu hỏi phỏng vấn cực chuẩn mà bạn nên biết
Lời cảm ơn
Trong email phản hồi xác nhận tham gia phỏng vấn, lời cảm ơn là một phần bắt buộc. Hãy luôn đảm bảo rằng email phải bao gồm một lời cảm ơn trong thư của bạn. Điều này cho thấy bạn rất trân trọng và quan tâm đến công việc mà bạn muốn ứng tuyển. Chắc chắn rằng chi tiết nhỏ này sẽ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Nếu bạn nói lời cảm ơn ở đầu email thì bạn không cần phần này nữa. Nhưng nếu quên, bạn có thể thêm lời cảm ơn vào cuối thư. Ở phần này, ngoài việc nói lời cảm ơn, bạn cũng có thể hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: “Tôi cảm ơn và tôi sẽ đến phỏng vấn đúng giờ.” Hoặc nếu bạn muốn trang trọng hơn, bạn có thể kết thúc bằng từ “trân trọng”.
Dưới đây là một số gợi ý bạn có thể tham khảo: “Tôi viết email này để xác nhận cuộc hẹn phỏng vấn vào ngày……” “Cảm ơn công ty đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn……”.
Chữ ký cuối email
Nên có chữ ký ở cuối email phản hồi của bạn. Chữ ký có thể bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và email của bạn. Nếu có vấn đề gì thì nhà tuyển dụng có thể gọi trực tiếp cho bạn. Vì vậy, chữ ký cuối cùng có địa chỉ và số điện thoại là rất cần thiết.
Những điều cần tránh khi trả lời thư mời phỏng vấn
Dưới đây là một số điều cần tránh khi trả lời email xác nhận phỏng vấn, bạn có thể tham khảo:
- Email xác nhận phỏng vấn nên được gửi càng sớm càng tốt. Bạn nên tránh để sếp phải đợi bạn quá lâu. Thời gian tốt nhất là trong vòng 24-48 giờ kể từ khi nhận được thư mời từ nhà tuyển dụng.
- Khi gửi email xác nhận, bạn nên cung cấp khung thời gian cho cuộc phỏng vấn phù hợp với lịch trình của bạn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai bên mà còn giúp bạn ghi điểm.
- Hãy nhớ đọc lại email của bạn một cách cẩn thận trước khi nhấn nút gửi. Bạn phải đảm bảo rằng câu văn của bạn ngắn gọn và súc tích. Tránh những lỗi cơ bản như viết sai chính tả, diễn đạt sai, viết sai tên công ty, sai xưng hô,…… Để không gây ấn tượng xấu trong mắt nhà tuyển dụng.
Lời kết
Có thể nói, việc trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công trong quá trình tìm kiếm việc làm. Hãy áp dụng những hướng dẫn trên của Kiến Vàng để trả lời thư mời phỏng vấn một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!
