Hành chính văn phòng trong suy nghĩ của mọi người thì đó là một công việc nhẹ với mức lương cao. Vì thế có rất nhiều người muốn làm công việc này. Và dưới đây là 4 loại công việc hành chính văn phòng thu hút lượng người xin việc nhiều nhất mà chuyển văn phòng trọn gói Kiến Vàng tổng hợp được.
Công việc hành chính văn phòng là việc gì?
Hành chính văn phòng là bộ phần xử lý các công việc liên quan đến các thủ tục hành chính tại văn phòng nhà nước, doanh nghiệp.
Các công việc hành chính văn phòng như lễ tân đón khách, công việc phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên…. Cụ thể được chia thành 4 loại công việc hành chính văn phòng chính.
4 loại công việc hành chính văn phòng phổ biến nhất hiện nay
Nhân viên hành chính văn phòng là những người sẽ đảm nhận 1 trong 4 loại công việc hành chính văn phòng sau đây:
Công việc quản lý tài liệu, hồ sơ, quản lý nhân sự
Công việc quản lý tài liệu hồ sơ bao gồm những công việc sau đây:
- Tiếp nhận công văn và các tệp tài liệu đến, đồng thời giải quyết nhanh chóng phạm vi hoạt động của những tài liệu này.
- Nhân viên quản lý tài liệu, hồ sơ phải có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu, tập tin của công ty.
- Nhân viên quản lý tài liệu, hồ sơ tài liệu sẽ tiếp nhận và xử lý các báo cáo về tình hình nhân sự như: ốm đau, thai sản.
- Theo dõi việc thực hiện các quy tắc, quy định của công ty.
- Chịu trách nhiệm thiết lập và giám sát hệ thống lương thưởng để đảm bảo cho quyền lợi của người lao động.
- Chịu trách nhiệm in các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của bộ phận.
- Lên kế hoạch về việc tuyển dụng lao động và tổ chức tuyển dụng, phân công nhân sự phù hợp cho từng bộ phận.
- Chịu trách nhiệm giám sát, thử việc nhân sự và tiến hành ký kết hợp đồng lao động.
- Chịu trách nhiệm giám sát hàng tháng, thường xuyên báo cáo tình hình nhân sự cho lãnh đạo.
- Cập nhật thường xuyên và đảm bảo có đầy đủ hồ sơ nhân viên theo đúng quy định của pháp luật.
Lập bảng lương thưởng hàng tháng
Lập bảng lương thưởng hàng tháng là 1 trong 4 loại công việc hành chính văn phòng phổ biến hiện nay. Người đảm nhận công việc này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện:
- Công việc chấm công hàng tháng cho toàn bộ nhân viên trong đơn vị.
- Tính lương, thưởng hàng tháng của nhân viên trong đơn vị để trình lên cấp trên phê duyệt.
- Tiến hành trả lương cho nhân viên theo đúng quy định sau khi đã được cấp trên và bộ phận kế toán phê duyệt.
Làm lễ tân ở sảnh trước của công ty
Một người làm lễ tân sẽ phải thực hiện các công việc sau:
- Trực điện thoại giao dịch với khách hàng, đón tiếp khách hàng trước khi bắt đầu làm việc với ban lãnh đạo.
- Hỗ trợ in ấn hồ sơ, tài liệu, nước và các thiết bị cần thiết cho cuộc họp của công ty.
- Tham gia tổ chức các sự kiện, hội thảo, họp mặt trong nội bộ công ty hay với khách hàng.
Làm công việc quản lý thiết bị tài sản công ty
Công việc hành chính văn phòng không thể thiếu được việc quản lý thiết bị tài sản công. Nhân viên phụ trách công việc này cần phải:
- Theo dõi tài sản, trang thiết bị của công ty và lên kế hoạch bảo dưỡng máy móc cố định hàng tháng.
- Lập kế hoạch thu mua trang thiết bị, máy móc bổ sung để đảm bảo tối ưu yêu cầu của công việc của nhân viên.
- Liệt kê danh mục văn phòng phẩm cần thiết của công ty theo tháng và lên kế hoạch mua để phục vụ tốt cho công việc.
Những yêu cầu bắt buộc với nhân viên hành chính văn phòng
Để có thể đảm nhận, làm tốt 4 loại công việc hành chính văn phòng nêu trên thì người nhân viên cần phải đáp ứng được những yêu cầu sau đây:
Yêu cầu về tố chất, phẩm chất của nhân viên hành chính văn phòng
Bên cạnh vấn đề về học vấn và trình độ cung như kinh nghiệm làm việc. Thì tố chất, phẩm chất của một người nhân viên hành chính cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Nó góp phần tạo nên sự thành công của 1 người làm công việc văn phòng hành chính. Vậy một người nhân viên văn phòng cần có những tố chất gì?
- Đức tính cẩn thận, tỉ mỉ: Công việc hành chính văn phòng chủ yếu là tiếp nhận các thông tin, ghi chép và lưu trữ các loại giấy tờ, chứng từ. Vì thế sự cẩn thận và tỉ mỉ chính là tốt chất vô cùng cần thiết. Ngoài ra thì người làm công việc văn phòng cần phải có kỹ năng làm việc khoa họ, biết ứng dụng những công nghệ thông tin trong quá trình làm việc.
- Đức tính tận tâm, chăm chỉ: Một nhân viên văn phòng không nhất thiết phải có kỹ năng, kiến thức chuyên môn cao. Nhưng khối lượng công việc của họ là rất nhiều, vì thế cần một người có đức tính chăm chỉ, tận tâm. Đức tính này có ảnh hưởng rất lớn đến việc hoàn thành tốt công việc của người nhân viên.
- Luôn sẵn sàng giúp đỡ và hỗ trợ người khác: Nhân viên hành chính văn phòng chính là trung tâm liên lạc của toàn công ty. Họ sẽ cần phải giải đáp nhiều thắc mắc của nhân viên trong công ty. Và nhân viên phòng hành chính nhân sự cần phải có thái độ niềm nở, cởi mở và đưa ra các giải đáp, giúp đỡ hữu ích.
Yêu cầu về kỹ năng
Tất cả 4 loại công việc hành chính văn phòng đều đòi hỏi người nhân viên phải có kỹ năng tốt. Họ cần phải đáp ứng tốt các kỹ năng như:
- Kỹ năng quản lý tốt về mặt thời gian.
- Kỹ năng giao tiếp tốt và làm việc theo nhóm.
- Kỹ năng xử lý tốt mọi tình huống.
- Kỹ năng quản lý hành chính văn phòng.
- Kỹ năng tin học văn phòng và ngoại ngữ cơ bản.
Một người càng nhiều kỹ năng thì sẽ nhận được nhiều điểm cộng khi ứng tuyển nhân viên làm việc hành chính văn phòng.
Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc hành chính văn phòng
Không chỉ riêng với công việc hành chính văn phòng, mà với bất kỳ công việc nào cũng vậy kinh nghiệm làm việc chính là yếu tố quan trọng. Các nhà tuyển dụng khi lựa chọn nhân viên văn phòng luôn đề cao sự đa năng của ứng viên. Vậy nên, một ứng viên càng có nhiều kinh nghiệm và có thể đảm nhận được nhiều công việc khác nhau thì càng có cơ hội cao được tuyển chọn.
Cơ hội để thăng tiến cho nhân viên hành chính văn phòng
Rất nhiều người đã cho rằng sẽ không có nhiều cơ hội phát triển cho nhân viên hành chính văn phòng. Tuy nhiên, trên thực tế thì 4 loại công việc hành chính văn phòng này lại tạo ra cơ hội thăng tiến rất lớn cho nhân viên. Một nhân viên hành chính văn phòng có lộ trình thăng tiến rất rõ ràng.
Cụ thể, nhân viên hành chính được chia thành 3 cấp bậc như sau:
Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng
Một nhân viên hành chính văn phòng có mức lương từ 5.5 triệu đến 12 triệu đồng. Nhân viên văn phòng thường đảm nhận các vị trí như: xử lý thông tin cấp thấp, đón tiếp khách…. Nhân viên hỗ trợ hành chính như: soạn thảo văn bản, đánh máy tính, lưu trữ hồ sơ, thư tín….
Cấp bậc thư ký
Cấp bậc thư ký đòi hỏi người nhân viên phải có nghiệp vụ chuyên môn cao. Đó phải là một người có khối óc sáng tạo và biết cách phân tích, phán đoán tình huống. Để có thể đảm nhận được vai trò thư ký thì cần phải có kinh nghiệm làm việc ít nhất 1 năm trở lên.
Ở cấp bậc thư ký thì người nhân viên có thể nhận được mức lương từ 8,5 đến 14,5 triệu đồng/ tháng. Các vị trí thư ký bao gồm:
- Công việc làm trợ lý riêng cho giám đốc hay trưởng các bộ phận. Công việc của thư ký là hỗ trợ giám đốc, cấp trên trong lĩnh vực chuyên ngành. Thực hiện soạn thảo văn bản và sắp xếp lịch trình làm việc….
- Công việc thư ký tổng quyết: Thư ký tổng quát sẽ thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ.
Cấp bậc quản trị hành chính văn phòng
Khi đảm nhận vai trò quản trị hành chính văn phòng, nhân viên sẽ được hưởng mức lương rất cao dao động từ 9 đến 25 triệu đồng. Công việc này đòi hỏi rất cao về kỹ năng cũng như tố chất của người nhân viên. Cụ thể cần phải có chuyên môn cao, phải là người có sự hiểu biết rộng rãi ở nhiều lĩnh vực. Người tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự hay quản trị kinh doanh….
Để có thể đảm nhận được vai trò quản trị hành chính văn phòng thì yêu cầu người nhân viên phải có kinh nghiệm ít nhất 2 năm.
Nhân viên quản trị hành chính văn phòng còn có cơ hội để thăng chức lên trưởng phòng, giám đốc hành chính với mức lương cao từ 25 triệu đến 55 triệu đồng. Vì thế để làm tốt công việc thì yêu cầu bạn phải có tổ chất của một nhà quản trị. Khi có kinh nghiệm làm việc 4 năm trở lên và luôn hoàn thành tốt công việc của mình, bạn sẽ có cơ hội để thăng tiến làm trưởng phòng, giám đốc hành chính.
Địa chỉ tìm kiếm công việc hành chính văn phòng
Có thể nói 4 loại công việc hành chính văn phòng kể trên luôn rất hấp dẫn trong xã hội ngày nay. Đó là một công việc có mức lương cao, vậy nên rất nhiều người muốn làm công việc này. Nhưng để có việc làm thì bạn cần đến đâu để tìm việc?
- Network: Đây là một trang tìm kiếm việc làm uy tín, chất lượng. Nơi đây thường giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề, trong đó có cả vấn đề việc làm. Vì thế bạn hoàn toàn có thể tham gia nếu muốn tìm kiếm một vị trí của công việc hành chính văn phòng.
- Jobsgo: Một ứng dụng tìm kiếm việc làm chất lượng được nhiều người tham gia hiện nay. Có hàng tá công việc được liệt kê đáp ứng cho nhu cầu tìm việc của bạn. Đặc biệt là Jobsgo là một apply có thể tải về điện thoại di động, nên bạn dễ dàng theo dõi được thông tin mới nhất về công việc cũng như nhu cầu của các nhà tuyển dụng.
4 loại công việc hành chính văn phòng gồm những gì trên đây chúng tôi đã chia sẻ rất chi tiết. Chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ về công việc này. Đây là một loại công việc có cơ hội thăng tiến rất lớn vậy nên, nếu thấy mình có thể đáp ứng tốt yêu cầu của công việc thì nhanh chóng gửi thông tin tìm việc.
