Hồ sơ văn phòng là một phần quan trọng trong công việc hàng ngày của mỗi người. Việc sắp xếp hồ sơ văn phòng gọn gàng, khoa học không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin mà còn giúp tăng hiệu suất làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng Kiến Vàng đi tìm hiểu cách sắp xếp hồ sơ văn phòng một cách hiệu quả.
Quy trình sắp xếp hồ sơ văn phòng gọn gàng, khoa học
Đối với dân văn phòng chắc hẳn không còn xa lạ với những tủ hồ sơ, tài liệu của công ty. Đây là nơi lưu trữ những tập tài liệu, giúp bảo quản dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu không sắp xếp khoa học, đúng cách sẽ khiến cho việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn. Để giúp bạn có thể giải quyết được những vấn đề này. Hãy tham khảo ngay các bước sắp xếp hồ sơ văn phòng một cách hiệu quả dưới đây nhé.
Chuẩn bị tủ đựng hồ sơ
Trước khi bắt đầu chọn tủ lưu trữ, bạn cần xác định số lượng hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ để chọn loại tủ phù hợp. Nếu bạn có nhiều hồ sơ cần lưu trữ, tủ có nhiều ngăn và kích thước lớn sẽ là lựa chọn tốt. Nếu không, bạn có thể chọn tủ nhỏ gọn để tiết kiệm không gian văn phòng.
Hiện nay trên thị trường có những loại tủ thông dụng được nhiều doanh nghiệp sử dụng phải kể đến như:
- Tủ hồ sơ nhiều ngăn: Ưu tiên loại tủ hồ sơ có nhiều ngăn chứa ở các vị trí khác nhau như ngăn trên và ngăn kéo dưới. Đối với loại tủ hồ sơ này có kích thước phù hợp với hầu hết các loại tài liệu thông dụng, với kích thước cơ bản là 28 cm x 35 cm.
- Tủ hồ sơ treo tường: Loại tủ này phù hợp với những công ty có không gian hạn chế. Ưu điểm của tủ treo tường là giúp tối ưu hóa không gian và không chiếm diện tích khi đặt dưới sàn. Tủ hồ sơ treo tường được mọi người yêu thích vì nhỏ gọn nhưng chỉ có thể lưu trữ được 1 lượng hồ sơ lớn.
Phân loại các hồ sơ
Sau khi đã lựa chọn được tủ đựng, tiếp theo chúng ta sẽ tiến hành phân chia các loại hồ sơ để bạn có thể dễ dàng sắp xếp và thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này. Dưới đây là một số gợi ý phân loại hồ sơ mà bạn có thể tham khảo:
- Phân loại theo bộ phận: Mỗi bộ phận sẽ có những nghiệp vụ cụ thể khác nhau nên có rất nhiều loại hồ sơ với tính chất khác nhau. Việc phân loại theo bộ phận có thể giúp bạn tránh bị nhầm lẫn và giải quyết được vấn đề mất hồ sơ do có quá nhiều người dùng chung một khu vực lưu trữ.
- Phân loại hồ sơ theo chủ đề: Mỗi bộ phận sẽ có loại hồ sơ với tính chất công việc khác nhau. Hãy chia chúng thành từng chủ đề cụ thể để có thể dễ dàng phân biệt như hồ sơ nhân viên trong các phòng ban, hợp đồng, báo cáo,……
- Phân loại hồ sơ theo thời gian: Vì trong quá trình làm việc, mỗi ngày sẽ có rất nhiều bộ hồ sơ mới phát sinh. Vì thế để tiện cho việc tìm kiếm và tránh mất thời gian, bạn nên chia hồ sơ của mình thành các khung thời gian theo thứ tự tháng – quý – năm. rất nhiều hồ sơ xuất hiện xuyên suốt quá trình hoạt động. Ví dụ: hồ sơ kinh doanh tháng 3 quý 2 năm 2023.
- Phân loại hồ sơ theo mức độ bảo mật và tầm quan trọng: Do tính chất quan trọng của bí mật kinh doanh nên có rất nhiều hồ sơ cần được lưu giữ cẩn thận. Vì thế, bạn nên phân loại các tập hồ sơ bí mật và sau đó lưu trữ chúng ở nơi mà ít người có thể tiếp cận. Điều này làm giảm nguy cơ tiết lộ bí mật thương mại và giúp dễ dàng truy cứu chịu trách nhiệm trong trường hợp xấu xảy ra. Nên lưu trữ những tài liệu như vậy trong tủ hồ sơ có khóa an toàn.
Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo từng mục là một công việc quan trọng và cần thiết trong môi trường làm việc hiện đại. Việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách cẩn thận và có hệ thống không chỉ giúp cho việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn mà còn giúp tăng hiệu suất làm việc và sự chuyên nghiệp trong công việc.
- Sắp xếp hồ sơ tài liệu theo thời gian: Dựa vào thời gian lưu trữ, bạn sẽ sắp xếp hồ sơ của mình theo thứ tự trước sau khi hồ sơ hoàn thành. Nên tách thời gian và ghi chú cẩn thận để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm.
- Sắp xếp hồ sơ theo bảng chữ cái: Đây là phương pháp cơ bản và phổ biến nhất. Bạn sẽ sắp xếp các tập hồ sơ, tài liệu của mình theo thứ tự bảng chữ cái (A, B, C, D,…). Đây là sự sắp xếp dựa trên việc tìm kiếm các chữ cái trong từ điển, mang lại sự tiện lợi và dễ sử dụng.
- Sắp xếp theo tính chất: Mỗi bộ hồ sơ, tài liệu sẽ mang tính chất khác nhau. Vì thế, bạn nên sắp xếp theo tính chất của từng loại hồ sơ. Bạn có thể chia tài liệu thành các loại sau: Tài liệu đã giải quyết – Tài liệu chưa được giải quyết – Tài liệu chưa được giải quyết hoàn toàn. Như vậy, việc tìm kiếm của mình sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Xây dựng danh mục hồ sơ rõ ràng
Hệ thống hồ sơ sẽ được lập danh mục. Nhờ đó, các nhân viên trong công ty có thể dễ dàng sắp xếp, quản lý và quá trình tìm kiếm hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- Xây dựng hệ thống thư mục cụ thể, chính xác: Sau khi sắp xếp thành công ở bước 4, bạn cần tạo thư mục hồ sơ chi tiết. Ở bước này, bạn cần sự hỗ trợ của máy tính để tạo cây thư mục, được chia thành các thư mục cấp một (danh mục hồ sơ) và thư mục cấp hai (chủ đề hồ sơ). Dựa vào cây thư mục này, chúng ta có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm ra các nhánh của cây thư mục.
- Chú ý cập nhật danh sách hồ sơ thường xuyên: Nếu bạn thêm hồ sơ mới mà không cập nhật danh sách hồ sơ sẽ gây nhầm lẫn giữa hồ sơ trước và hồ sơ tiếp theo. Chính vì vậy việc đưa danh sách file vào máy tính và lưu lại cây thư mục cũ khi có bản cập nhật mới là cần thiết. Từ đây chúng ta có thể dễ dàng lấy lại bản ghi của từng lần bổ sung.
Xem thêm:Tư Vấn Một Số Giải Pháp Lắp Đặt Âm Thanh Văn Phòng Chất Lượng, Hiện Đại
Lưu trữ hồ sơ vào tủ
Bước cuối cùng trong việc sắp xếp tài liệu văn phòng là lưu trữ các file đã hoàn thành các bước trên. Quay trở lại giai đoạn đầu tiên, khi tủ hồ sơ đã sẵn sàng, bạn cần lưu trữ hồ sơ tại một vị trí cụ thể tại đây. Bạn cần liên kết chặt chẽ các hồ sơ và vị trí thực tế với hệ thống thư mục hồ sơ ghi trên máy tính của bạn.
- Tài liệu phải được đánh số để có thể nhận dạng và tìm kiếm được. Bạn cần thêm nhãn để in hồ sơ từ số… đến số… để dễ dàng truy xuất.
- Nếu có điều kiện, doanh nghiệp nên sử dụng máy scan để lưu trữ hồ sơ dưới dạng file *.jpg và để dễ dàng quét hồ sơ.
- Bước cuối cùng, sử dụng bảng tính Excel để thiết lập số trên kho lưu trữ, bên cạnh có ghi thêm chú thích, liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu bằng chức năng Hyperlink (Siêu liên kết). Chỉ cần nhấp vào số hồ sơ được liên kết và bạn có thể dễ dàng xem hồ sơ.
Lời kết
Có thể thấy, việc phân loại hệ thống hồ sơ văn phòng là một phần quan trọng của quản lý tài liệu trong tổ chức. Qua bài viết này, Kiến Vàng đã chia sẻ đến bạn cách sắp xếp hồ sơ văn phòng một cách hiệu quả và khoa học. Hi vọng rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho việc quản lý hồ sơ văn phòng của bạn.